تعرف على الوثائق وأنواعها وأبرز خصائصها

كتب بواسطة: محمد عطية | نشر في

تعتبر الوثيقة أحد الأمور الهامة والأساسية والتي تتطلبها كافة المجالات منذ قديم الأزل وذلك في مجال القانون والأعمال، إذ أنها تعد سجل مكتوب مسجل أو مرئي لحقيقة أو معاملة ما، وتعلب الوثيقة دور كبير في حفظ المعلومات وكذلك إثبات الحقوق والملكية وتسهيل عملية التواصل بين الأفراد وبعضهم البعض وبين الأفراد والمؤسسات كذلك، لذا فمن خلال السطور المقبلة من هذا المقال سوف نعرض لكم بالتفصيل كل ما يخص الوثيقة وأنواعها وكيفية تصنيفها وغيرها من المعلومات الأخرى حول هذا الموضوع.

ما هي الوثيقة

تعد الوثيقة جزء لا يتجزأ من حياة الإنسان وهي من الأمور التي تلعب دور كبير للغاية في حفظ المعلومات المختلفة وكذلك إثبات الحقوق وتسهيل التواصل بين الناس وعن طريق فهم أنواع الوثائق المختلفة وكيفية تصنيفها يمكن للفرد تحقيق أكبر استفادة منها في مختلف المجالات في الحياة، إذ أن الوثيقة تعد من الأشياء التي تحمل معلوماتًا ذات أهمية سواء كانت هذه المعلومات رقمية ام نصية أم صوتية حد سواء، ويمكن للوثيقة كذلك أن تكون رسمية أو غير رسمية وقديمة أو حديثة وكذلك يمكن أن تكون معقدة، فلكل منها أنواعه وخصائصه التي يتسم بها.

مميزات وخصائص الوثيقة

تتسم الوثيقة بتوفر مجموعة من الخصائص والمميزات سوف نوضحها لكم في النقاط التالية:

تتسم الوثيقة بأنها حقيقية وليست مزورة وكونها تعبر عن الحقيقة في الوقت الذي أُصدرت فيه.
تشير الوثيقة كذلك إلى مدى التطابق والتوافق بين المعلومات الواردة في الواقع وبين ما هو مكتوب في الوثيقة.
كما تشير الوثيقة كذلك إلى الدقة والشمولية في المعلومات المقدمة حيث أنها تحتوي على كافة الموضوعات التي تشير إلى فهم الموضوع بالكامل.
لابد أن تكون الوثيقة في حد ذاتها مرجع ومصدر أساسي للمعلومات يمكن الرجوع إليه.

أهمية الوثائق

تعد الوثائق من الأمور الهامة للغاية والتي يعتمد عليها في شتى المجالات المختلفة في الحياة، تبرز أهمية الوثائق فيما يلي:

تعد الوثائق من المصادر الرئيسية لدراسة التاريخ إذ تساعد الباحثين على فهم التاريخ والشخصيات وكذلك الأفكار التي تشكلت في الماضي.
يتم الاعتماد على الوثائق كذلك كأدلة في القضايا القانونية إذ يتم الاستشهاد بها لإثبات الحقوق والالتزامات.
يتم الاعتماد كذلك على الوثائق من قِبل المؤسسات في إدارة أعمالها اليومية إذ تستخدم الوثائق لتسجيل المعاملات واتخاذ القرارات وغيرها.
تلعب الوثائق كذلك دور هام وكبير في الأعمال التجارية حيث يتم استعمالها في إبرام العقود وكذلك حماية الملكية الفكرية وغيرها من الأمور.

أنواع الوثائق

يتم تصنيف الوثائق وفقًا لعدة معايير مختلفة سوف نتعرف عليها بالتفصيل فيما يلي:

الوثائق من حيث الشكل:

الوثائق المكتوبة وتشمل المقالات والمخطوطات والكتب والقوانين والعقود وغيرها.
الوثائق المرئية وتشمل الصور والفيديوهات والرسومات والأفلام وغيرها.
الوثائق الصوتية وتضم التسجيلات الصوتية والمقابلات وغير ذلك.
الوثائق الرقمية وتضم الملفات الإلكترونية وقواعد البيانات وكذلك البرامج وغيرها.

من حيث المحتوى:

الوثائق الشخصية وتضم شهادات الميلاد ووثائق الزواج أو الوفاة وغيرها.
الوثائق الرسمية وتضم اللوائح والقرارات الحكومية والقوانين.
الوثائق التجارية وتضم الفواتير وكذلك السجلات الحسابية والعقود.
الوثائق العلمية وتضم الدراسات والمقالات العلمية والأبحاث وغيرها.

أمثلة على أنواع الوثائق

فيما يلي سوف نعرض لكم مجموعة من الأمثلة التي توضح كل نوع من أنواع الوثائق السابق ذكرها وذلك كما يلي:

الوثائق التاريخية تتمثل في الرسائل القديمة أو الجرائد أو المذكرات أو المخطوطات القديمة وغيرها.
الوثائق القانونية تتمثل في العقود والشهادات واللوائح وغير ذلك.
الوثائق التجارية وتتمثل في الفواتير والتقارير المالية وغير ذلك.
الوثائق التعليمية وتضم الأبحاث الأكاديمية والرسائل العلمية والكتب وغير ذلك.

اقرأ المزيد