ما هو مفهوم التنظيم الإداري وما هي أنواعه؟

كتب بواسطة: سلمى حمود | نشر في

إدراك مفهوم وأنواع التنظيم الإداري من أهم مقومات سير العمل بطريقة صحيحة منتظمة دون مخاطر، مع ضرورة استحداث أساليب جديدة الأساليب التنظيمية التي تضبط زمام الأمور وتسيطر على العمل الداخلي، وتكون جاهزة للتعامل مع التقلبات الخارجية المؤثرة بشكل مباشر في العمل، لضمان استمرارية العمل في المنظمات، ولتحقيق أهدافها، وتطبيق خطتها الاستراتيجية بكل دقة.

مفهوم التنظيم الإداري

يمثل التنظيم الإداري عملية فرعية مشتقة من المنظومة الإدارية الأساسية في جميع المؤسسات سواء في القطاع الحكومي أو شبه الحكومي أو الخاص، كما أنه من العمليات الإدارية المُساندة التي يجب الحفاظ على سيرها باستمرار بهدف استثمار الموارد والخروج بأفضل معدلات الأرباح بأقل التكاليف دون مخاطرة تهدد مستقبل المنظومة.

من أبرز المهام التي من أجلها يتم وضع التنظيم الإداري تجسيد رؤية مجلس الإدارة على أرض الواقع وتنفيذ ما ورد في رسالتها التأسيسية، تحقيقًا لأهدافها بعيدة ومتوسطة وقريبة المدى، كما يمكن تعريف هذا المصطلح الإداري بأنه سلسلة متتابعة من المهام والوظائف التي تساعد المنظمات في تنفيذ رؤيتها واستراتيجيتها بأقل مخاطر تذكر.

يمكن للتنظيم الإداري محكم التطبيق أن يساهم في تحديد طرق إنجاز المهام وتطوير خطة العمل في الإدارات المختلفة إلى جانب تقليل النزاعات بين اختصاصاتها وكذلك قياس حجم الإنجاز والأشخاص الذين ساهموا في تحقيقه لمكافئتهم، وكذلك تحديد مواطن الخلل بسهولة والمتسببين فيه لتقويمهم، فهو عبارة عن وسائل لقياس الأداء البشري.

يمكن وصف هذا المصطلح بأنه عمليات توجيهية متصلة تهدف بشكل مباشر إلى توجيه العنصر البشري إلى تنفيذ المهام الإدارية لتحقيق النتائج والأهداف المطلوبة، وذلك ضمن أقصر وقت ممكن، وأقل جهود ممكنة، وضمن تكاليف منخفضة، كما أنه من الإطارات التنظيمية التي تتخذ الشكل الهرمي لتقسيم الوظائف والمهام.

لا يمكن تحقيق النجاح الإداري أيًا كان حجم المؤسسة دون تطبيق مبادئ التنظيم الإداري بما يتناسب مع معطيات وأهداف مجلس الإدارة، ويتمثل مفهوم هذا التنظيم في الأسس القوية الثابتة التي تخضع لها جميع الإدارات على حدٍ سواء بغرض تحديد المهام وتكامل الوظائف وتناغم جهود الأقسام لتحقيق أفضل النتائج.

يتم تطوير الأنظمة الإدارية باستمرار من قبل خبراء وفلاسفة الإدارة، حيث يطلقون باستمرار النظريات الإدارية التي تتناسب نع تحديات كل عصر، ويمكن تعديل التنظيم الإداري من قبل مجلس الإدارة كل شركة حسب متطلباتها الخاصة مع الحرص على المبادئ العلمية الأساسية التي وضعها الخبراء للوصول إلى النموذج الإداري الأمثل.

أنواع التنظيم الإداري

هناك العديد من أنواع التنظيم الإداري ولكلٍ منها استخدامه الخاص للارتقاء بمستوى المؤسسة بشكل عام والنهوض بجميع الموارد واستثمارها على الوجه الأمثل وتتمثل هذه الأنواع على النحو التالي:

التنظيم الرسمي: يختص بالإدارة التنظيمية بشكل رسمي ويتم ذلك من خلال الخرائط والهياكل بما لا يتنافى مع قوانين الوزارة التي تخضع لها المؤسسة واللائحة التنفيذية الرسمية.
التنظيم غير الرسمي: لا يخضع هذا النوع إلى قوانين الدولة وإنما يتم وضع اللائحة وفق ما تقتضيه مصلحة سير العمل وتطويره، ويتم تحديدها منذ يوم التأسيس الأول.

مبادئ التنظيم الإداري

لفهم طبيعة التنظيم الإداري وأهميته هناك مجموعة من المبادئ التي تحكم شكل التنظيم حسب آلاء خبراء الإدارة ومن أهم هذه المبادئ ما يلي:

أولًا: مبدأ ضرورة التنظيم

في حال قيام مجموعة من العمال أو الموظفين بمهمة معينة يجب تقسيم العمل منعًا لحدوث نزاع يعرض المهمة بأكملها إلى الفشل، كما يجب على مدير القسم جعل كل فرد يقوم بأداء عمل معين حسب خبرته مع تفويض السلطة اللازمة، مع ضرورة تعيين مشرف على دراية بسير العمل على النحو الأفضل.

ثانيًا: تقسيم العمل

يتلخص هذا المبدأ في تخصيص أجزاء محددة من العمل للمختصين في هذا المجال بدلا من أن يقوم عامل واحد بالمهمة كاملة، مما يوفر الوقت والجهد ويساهم في تخفيف الضغط العصبي والنفسي على العاملين لتحقيق أفضل النتائج الممكنة، مع ضرورة مراعاة عناصر الرقابة والإشراف.

أهداف التنظيم الإداري

يحقق التنظيم الإداري مجموعة من الأهداف التي لا غنى عنها لنجاح المؤسسة بشكل عام ومن أبرز هذه الأهداف ما يلي:

أن يكون جميع العاملين ومديري الأقسام وأعضاء مجلس الإدارة على دراية بالأنشطة التي يقومون بأدائها بشكل محدد.
تجنب مبدأ ازدواجية المعايير في العمل أثناء القيام بالأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف محددة.
تحديد العلاقات بين الموظف والمؤسسة ووضع القواعد التنظيمية التي تكون مرجعًا عند حدوث نزاع إداري قبل أن يتفاقم.
تحديد الهرم الوظيفي حتى يعرف الموظف مكانته وعلاقته التنظيمية برؤسائه أو مرؤوسه.
توحيد وتوجيه الجهود إلى هدف واحد من خلال تعزيز التناغم بين الإدارات للوصول إلى هذا الهدف.
المساهمة في إنجاز المهام عبر إعطاء السلطة للأفراد للقيام بمهام عملهم.
استغلال الموارد البشرية والمادية على الوجه الأمثل دون إهدار وتقليل التكاليف بشكلٍ عام.
تحديد الصلاحيات التي تم تفويض الرؤساء بها وتوجيه الموظفين للقيام بأعمالهم بكفاءة وفاعلية.

اقرأ المزيد